چرا باید ایمیل شرکتی داشته باشیم؟
الفباخبر - امروزه ارتباطاتی نقشی حیاتی در موفقیت هر کسب و کاری ایفا می‌کند. یکی از موثرترین ابزارهای ارتباطی درون یک شرکت، ایمیل شرکتی است.
به گزارش الفباخبر ، اما ایمیل شرکتی دقیقا چیست؟ چه تفاوتی با ایمیل شخصی دارد؟ و چرا برای مشاغل اینقدر مهم است؟ با ظهور تلفن‌های هوشمند و محبوبیت روزافزون کار از راه دور، ایمیل راهی مناسب و مقرون به صرفه برای شرکت‌ها برای برقراری ارتباط با کارمندان، مشتریان و شرکای خود شده است.
ایجاد یک ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین و سی پنل یک فرآیند ساده است که در چند مرحله آسان انجام می‌شود. در این مقاله انواع ایمیل‌های شرکتی، اهمیت، مزایا و معایب آن‌ها و نحوه ایجاد ایمیل‌های شرکتی موثر را بررسی می‌کنیم.
اهمیت ایمیل شرکتی
داشتن یک سرویس ایمیل شرکتی برای یک سازمان به چند دلیل ضروری است:
۱- حفظ ظاهر حرفه‌ای سازمان
پیام‌های ارسال شده با ایمیل شرکتی، علاوه بر آدرس ایمیل سازمانی نام دامنه سایت شما را به نمایش می‌گذارد. علاوه بر این، وقتی که مخاطب یک پیام از ایمیل شرکتی دریافت می‌کند، متوجه حرفه‌ای بودن سازمان شما می‌شود و پیام شما را جدی می‌گیرد.
۲- ماندگار شدن نام برند در ذهن مخاطبان
با توجه به اینکه در آدرس ایمیل شرکتی از نام کسب و کار شما استفاده می‌شود، با ارسال ایمیل از این آدرس، نوعی تبلیغات برای حرفه و برند شما صورت می‌گیرد و افراد بیشتری با برند شما آشنا می‌شوند.
۳- دسترسی به پشتیبانی حرفه‌ای
سرویس‌های ایمیل شرکتی یا سازمانی توسط شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل حرفه‌ای به سازمان‌ها داده می‌شود. البته باید توجه داشته باشید که خرید هاست ایمیل سازمانی نیازمند بررسی دقیق ارائه دهنده‌ها و خدمات آنهاست. برای مثال، شرکت وب رمز برای ارائه خدمات هاست ایمیل شرکتی، شرایط ویژه‌ای را برای مشتریان خود فراهم می‌کند تا نگران مسائل فنی هاست خود نباشند.
۴- حفظ تمامی مکاتبات با مشتریان یا همکاران
اگر برای تبادل پیام‌های رسمی و مرتبط با برند خود از سرویس ایمیل شرکتی استفاده کنید، همه سوابق و پیام‌ها در سرویس ایمیل شما ثبت می‌شود و به راحتی می‌توانید به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه کنید و به آن استناد کنید.
مزایای داشتن ایمیل شرکتی
- بهبود ارتباطات و همکاری در داخل شرکت
- ویژگی های امنیتی پیشرفته برای محافظت از اطلاعات حساس
- تصویر و برندسازی حرفه‌ای
- ارتباط متمرکز برای سازماندهی و ردیابی بهتر
معایب ایمیل سازمانی
- لزوم پرداخت هزینه در برابر سرویس‌های رایگان
- احتمال بروز مشکلات فنی و اختلال در عملکرد
- وابستگی سازمان به سرویس خدمات ایمیل شرکتی
- یادگیری دشوارتر نسبت به سرویس‌های رایگان
مهم ترین نکات در ایجاد ایمیل شرکتی
ایجاد یک ایمیل شرکتی فقط داشتن یک آدرس ایمیل حرفه‌ای نیست. چندین نکته مهم وجود دارد که برای اطمینان از موثر بودن ایمیل و پاسخگویی به نیازهای شرکت و کارکنان آن باید در نظر گرفته شود. در اینجا به برخی از مهم ترین نکات اشاره کرده‌ایم:
- با داشتن یک ایمیل شرکتی، شما می‌توانید حریم خصوصی خود را حفظ کنید. با ارسال ایمیل‌ها از طریق ایمیل شرکتی، اطمینان حاصل می‌کنید که اطلاعات شخصی و حساس مشتریان و همکاران شما در امان است. این امر می‌تواند اعتماد مشتریان و همکاران شما را افزایش دهد و باعث ایجاد ارتباطی قوی‌تر با آن‌ها شود. البته باید مطمئن شوید سرویس ایمیل شرکتی شما در حفظ حریم خصوصی توانمند است.
- ایمیل شرکتی به کسب و کار شما اعتماد و قدرت می‌بخشد. وقتی که شما ایمیل شرکتی داشته باشید، به مشتریان و همکاران اجازه می‌دهید که با شما به عنوان یک بیزینس واقعی و قابل اعتماد در تماس باشند. این نشان می‌دهد که شما به انتقال اطلاعات مهم و حساس از طریق ایمیل دقت می‌کنید و از امنیت داده‌ها محافظت می‌کنید. بنابراین باید در انتخاب ارائه دهنده سرویس ایمیل سازمانی حساسیت زیادی داشته باشید.
- ایمیل شرکتی به شما امکانات و قابلیت‌های بیشتری نسبت به ایمیل‌های رایگان می‌دهد. معمولاً سرویس‌های ایمیل شرکتی شامل فضای ذخیره‌سازی بزرگ‌تری هستند که به شما اجازه می‌دهد تا ایمیل‌های خود را به صورت مرتب و سازماندهی شده نگهداری کنید. همچنین، امکاناتی مانند تقویم، وظیفه‌ها، یادآوری‌ها و افزونه‌های مرتبط با تیم و همکاری بین افراد را ارائه می‌دهد.
- ممکن است مخاطبان یا همکاران شما از دستگاه‌های مختلفی استفاده کنند. در انتخاب سرویس ارائه دهنده ایمیل شرکتی، مطمئن شوید که سیستم ایمیل قابلیت هماهنگی با دستگاه‌های مختلف را دارا است. به عنوان مثال، امروزه بسیاری از کاربران ایمیل خود را از طریق تلفن همراه و دستگاه‌های هوشمند دیگر بررسی می‌کنند. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که سرویس ارائه دهنده انتخابی شما اپلیکیشن‌های موبایلی و نرم افزارهای ایمیل مطلوب را برای انواع دستگاه‌ها ارائه می دهد.
راهنمای ایجاد ایمیل‌های شرکتی
برای ساخت ایمیل سازمانی، می‌توانید از دو پنل متفاوت استفاده کنید. این پنل مدیریتی به سرویس ارائه دهنده خدمات ایمیل بستگی دارد. ما مسیر ساخت ایمیل شرکتی با هر دو پنل را برای شما آورده‌ایم:
مرحله 1: وارد کنترل پنل میزبانی وب خود شوید
برای ایجاد یک ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین یا سی پنل، ابتدا باید وارد کنترل پنل میزبانی وب خود شوید. این کار را معمولاً می‌توان با مراجعه به نام دامنه خود و سپس «/cpanel» یا «/directadmin» (بسته به پلتفرمی که استفاده می‌کنید) و وارد کردن نام کاربری و رمز عبور انجام داد. پس از ورود به سیستم، باید داشبوردی با گزینه‌های مختلف برای مدیریت وب سایت و حساب‌های ایمیل خود مشاهده کنید.
مرحله 2: یک آدرس ایمیل جدید ایجاد کنید
برای ایجاد یک آدرس ایمیل جدید، به بخش «حساب‌های ایمیل» در کنترل پنل خود بروید. معمولاً این مورد را می‌توان در برگه "ایمیل" یافت.
در دایرکت ادمین، روی نماد «حساب‌های ایمیل» در منوی اصلی کلیک کنید، سپس روی دکمه «افزودن حساب ایمیل جدید» کلیک کنید. در cPanel، روی نماد "Email Accounts" در منوی اصلی کلیک کنید، سپس بر روی «ایجاد» کلیک کنید.
هم در دایرکت ادمین و هم در سی پنل، از شما خواسته می‌شود که یک نام کاربری برای آدرس ایمیل جدید خود ارائه دهید. این نام می‌تواند هر ترکیبی از حروف، اعداد و نمادها باشد، اما بهتر است نام کاربری را انتخاب کنید که به راحتی به خاطر بسپارید و نشان دهنده نام تجاری یا برند شما باشد.
در مرحله بعد، از شما خواسته می‌شود که یک رمز عبور برای آدرس ایمیل جدید خود وارد کنید. مطمئن شوید که یک رمز عبور قوی و ایمن انتخاب کرده‌اید که شامل ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و کاراکترهای خاص باشد. همچنین می‌توانید برای امنیت بیشتر، احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کنید.
مرحله 3: تنظیمات ایمیل خود را پیکربندی کنید
هنگامی که آدرس ایمیل جدید خود را ایجاد کردید، می‌توانید تنظیمات مختلفی را مطابق با نیازهای کسب و کار خود پیکربندی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید قوانین ارسال را برای ارسال خودکار ایمیل‌ها از یک آدرس به آدرس دیگر تنظیم کنید، یا فیلترهایی ایجاد کنید تا ایمیل‌های دریافتی به‌طور خودکار بر اساس معیارهای خاصی در پوشه‌های خاص مرتب شوند.
در دایرکت ادمین، به بخش "صندوق پستی" کنترل پنل خود بروید و آدرس ایمیلی را که ایجاد کرده‌اید، انتخاب کنید. از آنجا، می‌توانید تنظیمات مختلف را با استفاده از تب‌های «تنظیمات صندوق پست» و «فیلترها» پیکربندی کنید.
در سی پنل، به بخش «حساب‌های ایمیل» کنترل پنل خود بروید و آدرس ایمیلی را که ایجاد کرده‌اید، انتخاب کنید. از آن قسمت، می‌توانید تنظیمات مختلف را با استفاده از تب‌های "Configure Email Client" و "Forwarders" پیکربندی کنید.
مرحله 4: آدرس ایمیل جدید خود را تست کنید
هنگامی که تنظیمات ایمیل خود را پیکربندی کردید، ایده خوبی است که آدرس ایمیل جدید خود را آزمایش کنید تا مطمئن شوید همه چیز به درستی کار می‌کند. می‌توانید این کار را با ارسال یک ایمیل آزمایشی از یک آدرس ایمیل دیگر یا استفاده از ابزار آزمایش ایمیل آنلاین مانند ویژگی «ارسال به‌عنوان» جیمیل انجام دهید.
اگر در آدرس ایمیل جدید خود با مشکلاتی مواجه شدید، مانند خطا در تحویل یا فیلترهای هرزنامه که ایمیل‌های شما را مسدود می‌کند، ممکن است لازم باشد تنظیمات ایمیل خود را تصحیح کنید یا برای کمک با ارائه دهنده میزبانی وب خود تماس بگیرید.
نتیجه گیری
هر سازمانی باید یک سیستم ایمیل شرکتی داشته باشد زیرا چندین مزیت قابل توجه را فراهم می‌کند. برای ساختن یک ایمیل شرکتی، می‌توانید از کنترل پنل دایرکت ادمین یا سی پنل استفاده کنید.
با پیروی از این نکات و بهترین شیوه‌ها برای ایجاد ایمیل‌های شرکتی، شرکت‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارمندانشان به طور موثر با یکدیگر و با مشتریان و شرکای خود ارتباط برقرار می‌کنند و در عین حال حرفه خود را حفظ می‌کنند.
انتهای پیام
عناوین مهم :
